Kroqi, Team, G-Suite… Et si c’était le moment de passer aux plateformes collaboratives ?

Rédigé par Jérôme MORDELET, Responsable SI
Paru dans le Gesec Magazine n°250 – Été 2020

Comme beaucoup, pendant le confinement, vous avez utilisé des solutions grand public comme Zoom, Skype ou WhatsApp pour communiquer avec vos collaborateurs, vos clients ou vos fournisseurs. Peut-être envisagez-vous de les pérenniser. Dans ce cas, vous devriez vous intéresser aux plateformes collaboratives telles Teams ou Kroqi, qui offrent de nombreuses fonctionnalités adaptées aux organisations agiles que la crise réclame.

La crise du coronavirus nous a pris de court. Elle est ce qu’on appelle un « cygne noir » en statistiques (lire ci-dessous). Notre référentiel d’expériences ne nous a pas permis de prévoir la portée de cet événement ni d’en anticiper les conséquences à long terme. Dans ce contexte fortement incertain où la navigation à vue s’impose, la capacité à s’adapter et à se réinventer est mise à l’épreuve. Les nouvelles contraintes et attentes des clients nécessitent une adaptation de l’offre et de la stratégie de l’entreprise. Le système de production doit être réorganisé pour intégrer le télétravail, des aménagements de postes et d’horaires de travail, le recentrage sur certaines activités, etc. Les conséquences de ces aménagements sont fortes sur les habitudes de travail, le management et la culture d’entreprise. Dans ces conditions, une reprise réussie devra s’appuyer sur trois piliers :
la technologie, l’agilité organisationnelle et la collaboration. L’agilité et la collaboration reposent notamment sur une communication fluide et un niveau d’information adapté à l’ensemble des acteurs du processus. Les plateformes collaboratives telles que Kroqi, dédiée aux professionnels du bâtiment, ou Teams, la solution de Microsoft incluse dans les offres Office 365, apportent des réponses concrètes à ces besoins. En pratique, que permettent-elles de réaliser ?

En 2007, Nassim Nicholas Taleb, statisticien spécialisé dans les
mathématiques financières, décrivait dans son essai éponyme
le concept de « cygne noir » : un événement hautement improbable statistiquement mais qui, s’il se réalise, à une portée considérable. Dans son ouvrage suivant, « Antifragile », il théorise la façon dont certains systèmes peuvent résister, s’adapter mais surtout s’améliorer dans un environnement instable, typiquement face aux cygnes noirs.

Pendant cette crise de la proximité, les outils de visioconférence tels Zoom ou Skype ont été plébiscités. Ils ont permis non seulement de maintenir la cohésion d’équipe mais aussi d’assurer les rendez-vous avec les clients. Forts de cette expérience, beaucoup d’entreprises ont vu l’intérêt de pérenniser l’usage de cet outil. Toutefois, la visioconférence n’est pas la principale des fonctionnalités offertes par les outils de collaboration.

Si le télétravail a permis d’assurer une continuité de travail pour certains, il a été le plus souvent mis en place «en mode dégradé», sans organisation préalable des conditions de mise en oeuvre. Le management des équipes et le pilotage des projets se sont donc complexifiés et ont perdu en efficience. La combinaison email + visio ne suffit pas. En proposant des fonctionnalités de visioconférence, de centralisation documentaire, d’espaces de discussion, de pilotage et de planification, les outils collaboratifs apportent les bases du télétravail dans de bonnes conditions.

Les espaces de discussion s’organisent par projet et favorisent les échanges transversaux sur des sujets précis (chantier, service…). Les informations importantes ne sont pas noyées dans un flux de mails hétérogènes et se trouvent directement associées à un sujet.

Les échanges centrés sur les projets favorisent l’autonomie des équipes et la reconnaissance des expertises de chacun. Les membres du groupe sont définis en amont et les informations sont consignées pour faire avancer le projet sans s’interroger à chaque saisie sur les destinataires.

Qu’ils soient au bureau, en télétravail ou sur le chantier, tous les collaborateurs ont accès au même niveau d’information. Les informations de terrain peuvent être recueillies à la source, sur place et par la personne concernée : une fonctionnalité primordiale pour s’adapter rapidement et favoriser une organisation agile.

Pensés initialement pour le travail à distance, les outils de pilotage et de planification intégrés facilitent le management, le suivi et le partage d’une vision commune de l’avancée du projet.

De nombreuses fonctionnalités complémentaires (formulaires, développements personnalisés…) et la mise à disposition d’interfaces avec d’autres applications existantes, permettent de centraliser l’ensemble des échanges de l’entreprise. Demande de congés, réservation de matériel, validation de facture, historique des versions de plans… peuvent s’intégrer et être accessibles via l’interface unique de la plateforme collaborative.

Introduit initialement par l’armée américaine pour décrire l’environnement complexe auquel sont confrontées les forces militaires sur un théâtre d’intervention, l’acronyme VUCA (pour Volatilité, Incertitude (Uncertainty), Complexité et Ambiguïté) met en lumière la difficulté de la prise de décision dans un contexte incertain où la visibilité est limitée et pour lequel il n’existe pas d’antécédent auquel se référer. Évoluer dans cet environnement nécessite une organisation agile alliant centralisation (décisions clés prises au sommet, rapidement) et unités autonomes agissant sur le terrain, ainsi qu’un fonctionnement collaboratif (interne et externe) tout en préservant la confidentialité des données stratégiques.

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